Do czego służy nota korygująca, jaki jest sens i cel jej wystawienia? Dlaczego ten dokument jest tak ważny? Są to istotne pytania z punktu widzenia każdego przedsiębiorcy.
Podstawowe kwestie
Każdy wie, jak ważna jest faktura wystawiana na różne produkty i usługi. Jeżeli zdarzy się w niej błąd, jedynym dokumentem, który mógłby ją zmienić, jest właśnie nota korygująca. Zazwyczaj bardziej czasochłonne jest anulowanie pierwszej faktury i wystawienie nowej. Wspomniany tu sposób jest jednym z prostszych, jeśli chodzi o naprawienie zaistniałej sytuacji. Trzeba zdać sobie sprawę z tego, że nawet drobna literówka w nazwie firmy czy ulicy, przekreśla ważność dokumentu.
Jak wypełnić notę korygującą?
Faktura korygująca ma takie punkty, które muszą się w niej znaleźć, bez tego dokument nie będzie ważny. Kluczowe dane, wpisywane na fakturze to: data wystawienia i numer. Kolejne informacje to dane nabywcy i wystawiającego notę oraz numery identyfikacyjne podmiotów. Dalsze informacje dotyczą korygowanej faktury, jej numeru, daty wystawienia, a następnie wskazuje się zmienianą treść. Pierwsza informacja to dane, które pojawiły się na oryginalnej fakturze, a dalej treść poprawna. Na koniec pozostają podpisy. Najprościej będzie wykorzystać do tego celu formularze online dostępne zupełnie za darmo. Nie trzeba wówczas zastanawiać się, czy na pewno zawarte zostały wszystkie niezbędne informacje i dane.
Do kogo należy obowiązek wystawienia noty?
Tutaj sprawa jest oczywista – nota korygującazawsze jest wystawiana przez odbiorcę usług i towarów. Co można skorygować za pomocą noty korygującej? Są to takie dane, jak:
– niewłaściwy NIP
– nazwa towaru
– błędna data wystawienia faktury lub inna data wskazana w dokumencie
– nazwa lub adres firmy nabywcy.
Ten ostatni punkt jest najczęstszym powodem wystawiania not korygujących. Niestety literówki zdarzają się nawet najbardziej dokładnym osobom, a jak już wspomnieliśmy, nawet najmniejszy błąd przekreśla ważność dokumentu.
Równie ważnym pytaniem jest to, o dane, których za pomocą noty korygującej nie można zmienić. Do nich należą:
– ilość dostarczanego towaru, chodzi także o wszelkie miary (wyrażone w różnych jednostkach), liczbę sztuk
– cena – bez kwoty podatku, czyli tzw. netto
– całkowita kwota należności
– stawka podatku – czasem zdarzy się podać nieprawidłową wartość stawki podatku VAT, trzeba jednak poprawić taki błąd w inny sposób
– kwota rabatu, chyba że została ona uwzględniona w cenie jednostkowej netto.
Inne istotne kwestie dotyczące not korygujących
Jeśli chodzi o wzory druków, są one często możliwe do pobrania ze strony dostawcy usług i produktów. Dzięki temu nie trzeba się zastanawiać, czy w danej firmie zostanie ona przyjęta. Wartym podkreślenia jest też fakt, jak taki dokument dostarczyć. Najlepiej skorzystać z usługi przesyłek rejestrowanych, niezależnie od tego, czy będzie to list polecony czy usługa kurierska. Nota korygująca zawiera dane osobowe i inne dane, które nie powinny być udostępnione osobom trzecim. Jest to też ważny dokument, dzięki któremu możliwe jest prawidłowe rozliczenie się z fiskusem. Zatem pewne dostarczenie do odbiorcy ma tu kluczową rolę. Nie korzystamy więc ze zwykłych listów. Opcjonalnie, jeśli dostawca usług bywa w danej firmie często, można wręczyć notę osobiście lub zanieść do siedziby firmy. Te dwa ostatnie rozwiązania nie są jednak często spotykane. Niektóre firmy wręcz nie przyjmują dokumentów tego typu inną metodą niż wysyłka.